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KANZLEI DR. MAY 

Rechnungen stellen wird jetzt schwieriger 

Ab Anfang Januar 2025 wird die elektronische Rechnung für viele Fälle verpflichtend. Das müssen Selbstständige und Unternehmer jetzt schon beachten.

In der Umsatzsteuer hat die Rechnung elementare Bedeutung. Insbesondere der Vorsteuerabzug setzt – von Ausnahmen abgesehen – voraus, dass eine Rechnung vorliegt, die den formellen und inhaltlichen Anforderungen genügt. Bisher haben Unternehmer die Wahl, ob sie die Rechnung auf Papier oder elektronisch erstellen. Im elektronischen Bereich wiederum ist so ziemlich jedes technische Format zulässig.

Mit diesen Wahlrechten ist bald Schluss. Ab dem 01.01.2025 wird die elektronische Rechnung, die „E-Rechnung“, grundsätzlich verpflichtend, wenngleich nicht für jeden Fall. Verpflichtend wird die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, gleich welcher Rechtsform und Größe. Unerheblich ist auch, welcher Branche diese angehören, ob sie Freiberufler oder Gewerbetreibender sind. Auch Leistungen von oder an inländische Kleinunternehmer bedürfen somit einer E-Rechnung. Ausgenommen sind Umsätze, für die gar keine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Ausgenommen sind zudem Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht überschreitet, sowie Fahrausweise.

Die Verpflichtung besteht nicht nur darin, Rechnungen elektronisch auszustellen. Sie müssen auch in einem bestimmten Format erstellt werden und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder einem interoperablen Format. Und noch eine Wahlmöglichkeit entfällt, nämlich diejenige des Leistungsempfängers. Dieser darf die verpflichtende E-Rechnung nicht mehr ablehnen und stattdessen auf Papier bestehen.

Die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern wird grundsätzlich ab dem 01.01.2025  verpflichtend. Allerdings bestehen verschiedene Übergangsfristen für Papier- und sonstige elektronische Rechnungen, die teilweise auch von der Größe des Unternehmers abhängen. Die Übergangsfristen währen mindestens bis Ende 2025, manche längstens bis Ende 2027.

Dennoch müssen sich inländische Unternehmer darauf zum 01.01.2025 vorbereiten. Der inländische Unternehmer, der eine verpflichtende E-Rechnung empfängt, darf diese, wie oben erwähnt, nicht mehr ablehnen. Für dieses Vetorecht besteht keine Übergangsfrist. Inländische (umsatzsteuerliche) Unternehmer sind gut beraten, sich zeitnah damit zu beschäftigen und ihre IT-Systeme sowie organisatorischen Abläufe entsprechend anzupassen.